Si vous lisez cet article, c’est que vous souhaitez comprendre la communication événementielle et son rôle pour votre marque. Vous êtes au bon endroit !
Dans un contexte où il est de plus en plus rare d’avoir des interactions directes et authentiques, la communication événementielle se présente comme un moyen efficace de rapprocher les marques de leur public ou de leurs équipes de manière significative et mémorable.
Horaé, vous propose aujourd’hui d’explorer les éléments essentiels de la communication événementielle.
Qu’est-ce que la communication événementielle ?
Définition de la communication événementielle
Pour bien comprendre les éléments associés à cette communication, il est primordial de définir ce qu’est la communication événementielle.
La communication événementielle est une technique de communication qui se concentre sur un événement à destination d’un public cible.
Elle est une branche de la communication qui utilise l’organisation d’événements pour promouvoir une marque, un produit, un service ou une organisation. Elle se démarque en utilisant des événements physiques ou virtuels comme outils de communication, dans le but de créer des expériences mémorables pour les participants. Mais également, améliorer les relations avec les parties prenantes, accroître la visibilité et susciter l’intérêt.
On y retrouve des évènements tels que des conférences, des salons professionnels, des soirées d’entreprises, des festivals, etc.
Ainsi, pour assurer le succès de la communication événementielle, il est essentiel d’avoir une planification minutieuse, une gestion efficace et une stratégie de communication cohérente avant, pendant et après l’événement.
Les objectifs de la communication événementielle
La communication événementielle vise à atteindre des objectifs pouvant varier en fonction de l’évènement et de l’organisation.
Tout d’abord, la communication événementielle peut augmenter la visibilité d’une marque, d’un produit ou d’un service auprès d’un public cible. Elle crée des expériences interactives et mémorables pour susciter l’intérêt et l’engagement des participants.
Communiquer par l’événement permet également d’améliorer et de promouvoir l’image de marque par des événements qui reflètent les valeurs et l’identité de l’entreprise. Un événement permet également de gagner en notoriété si vous souhaitez lancer un nouveau produit ou une nouvelle marque.
Pour atteindre ces objectifs, il existe deux principaux types d’événements d’entreprises.
Les différents types d’événements
Chaque événement d’entreprise est unique et exceptionnel mais il existe deux types d’événements fondamentaux.
Événements internes
Tout d’abord, les événements internes sont des événements mis en place par une entreprise ou une organisation pour ses employés et d’autres parties prenantes internes. En communication évènementielle, ces occasions sont essentielles afin de créer un environnement de travail positif en fidélisant et engageant les employés tout en améliorant la communication interne. On parle ici de marque employeur.
Les événements internes comprennent les séminaires, les team building, les ateliers de formation, les réunions d’entreprise, les journées portes ouvertes ou encore les fêtes d’entreprise.
Événements externes
Par ailleurs, les événements peuvent s’élargir à un public plus large. C’est ce qu’on appelle les évènements externes.
Ces événements se définissent par des manifestations organisées par une entreprise ou une organisation à l’intention des parties prenantes extérieures. C’est-à-dire les clients, les partenaires, les médias et le grand public. L’événement externe améliore l’image de marque, la communication, le développement commercial et la fidélisation de vos clients. Dans le but d’attirer des clients potentiels et d’augmenter la notoriété.
Cela regroupe les lancements de produits, les salons, les conférences, les événements de relations publiques, soirées de gala, festivals, etc.
Les étapes clés de la communication évènementielle
Après avoir détaillé les deux types d’évènements, nous allons aborder les étapes de la communication événementielle. Elle se fait en 3 temps : avant, pendant et après l’événement.
Avant l’événement
En amont de l’événement de nombreux points sont à mettre en place. Premièrement il faut définir :
- – les objectifs : notoriété, image, fidélisation, …
- – le budget : il permettra ensuite de définir la taille de l’événement, le lieu, les activités…
- – le public cible : vos clients, partenaires, collaborateurs, …
Petit rappel : Le public cible est un groupe de personnes choisi auquel une initiative de communication s’adresse.
- – le concept de l’événement : gala, team building sous forme de jeux, défilé, présentation et test d’un nouveau produit…
Le deuxième point important avant l’événement est l’organisation. Il faut au préalable choisir et réserver le lieu et les prestataires, mais aussi créer une campagne de communication, contacter des médias, imaginer les temps forts de l’événement (discours, jeux, cocktail…).
Retrouvez sur le blog Horaé un article qui vous donnera tous les conseils pour créer votre plan de communication. La promotion peut se faire par l’envoi d’invitations, des publications sur les réseaux sociaux, de la publicité… De plus, aujourd’hui, la collaboration avec des médias et/ou des influenceurs est inévitable pour que votre événement rassemble un large public.
N’oubliez pas : en évènementiel, il est primordial de planifier tout pour que le jour J les aléas puissent être réglés.
Pendant l’événement
Après des mois de travail, nous voilà le jour J. Un jour important et spécial où il ne faut pas se laisser déborder par tous les imprévus. L’organisation est essentielle ! Avant tout, il faut coordonner les équipes, dédier les tâches à chaque personne, gérer l’accueil des participants et superviser le déroulement de l’évènement.
Assurer la communication pendant l’événement est essentiel pour garantir le bon déroulement de l’événement, augmenter l’engagement des participants et assurer l’atteinte des objectifs de communication.
Par exemple, les points d’information sont un bon moyen de communication pour répondre aux questions des participants. Tout au long de l’évènement, il est important de faciliter les échanges avec les participants afin de recueillir des avis et d’y assurer une ambiance positive.
Après l’événement
Une fois l’évènement terminé, la communication évènementielle ne s’arrête pas là. Il est crucial de maintenir l’engagement des participants, d’évaluer le succès de l’événement et de préparer les bases pour les futurs événements.
Premièrement, il faut évaluer la réussite de l’évènement par rapport aux objectifs fixés. Cela peut passer par des sondages, les avis des participants, des commentaires, etc. Le recueil de ces retours permettra d’identifier les points à améliorer.
Ensuite, il faut remercier les participants en partageant des contenus post-évènement. Cela peut être par les moments forts du jour J à travers des photos, des vidéos ou encore des articles. Ces remerciements se font également envers les sponsors, les partenaires et intervenants indispensables à l’évènement.
Enfin, il faut exploiter les contacts obtenus pour des actions commerciales. Cela amènera à la fidélisation des participants et potentiels partenaires.
Ces trois étapes de communication évènementielle sont essentielles pour maximiser l’impact de votre événement, renforcer les liens avec les participants et les partenaires pour préparer les futurs évènements.
Les outils de la communication évènementielle
Vous êtes à présent incollable sur la communication événementielle. Il vous manque seulement un élément important : les outils.
Supports de communication événementielle
Pendant l’événement, l’utilisation de divers supports de communication est crucial pour informer, engager et guider les participants. Cela comprend les invitations, les brochures, les affiches, les vidéos, les goodies, les réseaux sociaux, les stands…
Prenons l’exemple d’un festival 👇
Pour informer le public, les invitations, publication sur les réseaux sociaux ou encore articles de presse sont essentiels. Une fois sur place, des brochures permettront au public de suivre le déroulement complet de l’évènement et d’avoir en main les informations importantes. Puis, pour guider les participants les affiches et les stands permettent d’orienter les participants. Enfin, les goodies permettent de laisser un souvenir pérenne aux participants et de donner envie à d’autres personnes de rejoindre la prochaine édition de votre festival.
Voici un exemple de supports de communication créés par Horaé :
Les médias et les relations publiques dans la communication événementielle
Aux supports de communication s’ajoutent les médias et les relations publiques. Ils jouent un rôle crucial dans la communication événementielle tant avant, pendant et après l’évènement.
Avant l’évènement, il est nécessaire que vous partagiez des communiqués de presse, des invitations et des annonces pour informer le public sur l’événement à venir. De plus, des articles de presse, interviews, reportages et publications vous permettront de susciter de l’enthousiasme autour de l’événement.
En combinant les supports de communication, les médias et les relations publiques une organisation peut facilement maximiser sa visibilité, renforcer sa réputation et atteindre ces objectifs.
Les tendances de la communication événementielle
Et aujourd’hui quelles sont les grandes tendances de la communication événementielle ?
Digitalisation de la communication événementielle
Premièrement, la digitalisation rend possible la planification d’évènements en ligne ou hybrides. Pour l’organisation d’un évènement de nombreuses réunions sont indispensables pour faire un évènement à la hauteur des espérances.
Néanmoins, cette organisation est faite par plusieurs membres n’habitant pas forcément à proximité ou n’ayant pas de local commun. Les webinaires ou les conférences virtuelles offrent une flexibilité et une portée mondiale pour créer un événement.
De plus, dans les événements les affiches, flyers ont été réduit pour conserver notre planète et éviter le gaspillage. Ainsi, pour les événements des applications mobiles pour les programmes, les billets et les informations ont été créés. Cela permet de pouvoir se renseigner sur le numérique tout en se sensibilisant à l’éco-responsabilité.
Une communication événementielle plus durable
La deuxième tendance majeure dans la communication événementielle est la durabilité et l’éco-responsabilité. Puisqu’elles répondent à une demande croissante pour des évènements plus respectueux de l’environnement.
Les entreprises intègrent de plus en plus des pratiques éco-responsable dans l’organisation de leurs évènements comme le choix de fournisseurs locaux, la réduction des déchets et la réduction de l’empreinte carbone.
Pour cela un label a été mis en place : le label événement éco-engagé. Un label attestant que votre évènement respecte au mieux l’environnement en prenant en compte plusieurs critères.
Retrouvez ci-dessous les différentes rubriques pour avoir ce label pour votre évènement ⬇️
Horaé est une agence de communication éthique et durable. À travers chaque projet nous prenons en considération vos attentes tout en respectant l’environnement. Les 4 valeurs que nous reflétons à travers chaque projet sont le respect, la durabilité, l’inclusivité et l’authenticité.
Vous souhaitez en découvrir davantage sur Horaé ? Rendez-vous sur le site internet Horaé.
Personnalisation et expérience immersive
Enfin, la dernière tendance met l’accent sur la personnalisation des expériences pour chaque participant, en proposant des contenus adaptés et des interactions personnalisées. Nous sommes tous différents avec des goûts propres. Offrir une expérience unique et sur-mesure répondant aux attentes spécifiques de chaque participant rend l’événement adapté et exceptionnel. Il est vrai que l’augmentation de l’implication des participants leur donne le sentiment d’être reconnus et valorisés.
Pour créer des expériences mémorables, on utilise de plus en plus les technologies immersives, comme la réalité virtuelle et augmentée. Les événements présentent de plus en plus ces concepts. Cela permet de favoriser l’engagement des participants et de créer des souvenirs durables. Cette tendance plaît à tous les publics de tout âge. En effet, la réalité virtuelle par exemple facilite l’apprentissage et la rétention d’informations par des expériences ludiques et interactives.
Ainsi, l’expérience de la personnalisation et l’immersion laisse un souvenir mémorable pouvant par la suite fidéliser le spectateur pour la prochaine édition.
Conclusion : la communication événementielle
En somme, la communication évènementielle est indispensable pour la réussite d’un évènement. Puisqu’elle assure la promotion efficace, l’engagement des participants et le renforcement des relations à long terme. Mais aujourd’hui, il est nécessaire de suivre les tendances et d’innover pour plus de durabilité et se démarquer.
Horaé est une agence de communication éthique qui accompagne des projets engagés pour des causes sociales ou environnementales. Vous avez un projet ? Parlons-en ! hello@agence-horae.com
Sources
- – https://www.icd-ecoles.com/definition-de-la-communication-evenementielle
- – https://totmexposition.com/outils-communication-evenementielle/
- – https://blog.veoprint.com/les-supports-de-communication-evenementielle-incontournables/
- – https://www.evenement.com/guides-professionnels/definitions/communication-evenementielle-definition-et-exemples/
- – https://blog.cenareo.com/evenementiel-communication-interne
- – https://www.generations-evenement.com/evenements-externes/
- – https://www.reseau-eco-evenement.net/label/
